As reuniões presenciais são muito importantes e saudáveis para o ambiente corporativo. Mas quando são intermináveis e improdutivas se tornam um fardo para os participantes que passam por momentos de tédio coletivo e angústia por terem deixado seus afazeres urgentes e importantes de lado.
Se você não pode evitá-las, convém adotar algumas técnicas que podem ajudar a conferir dinamismo e objetividade a estes encontros.
Essas técnicas variam conforme duas situações distintas. A primeira refere-se a quando você é o organizador. Neste caso, o poder está nas suas mãos e, mesmo que alguns convidados sejam hierarquicamente superiores na organização, é você quem vai conduzir e a responsabilidade do sucesso – ou fracasso – é sua.
Na segunda situação, quando você é convidado, seus recursos são menores, mas nem por isso você precisa ser refém, ou vítima, simplesmente. Existem estratégias para mudar o curso da reunião sem ser grosseiro ou mal educado e sem passar por cima do organizador.
Então vamos lá, caso a caso:
1 – VOCÊ ORGANIZA A REUNIÃO:
1. Marque horário para o início e para o fim da reunião;
2. Envie a pauta para os convidados com antecedência;
3. Não coloque muito assuntos na mesma pauta e tente agrupar assuntos que tenham alguma afinidade;
4. Não espere mais que 15 minutos por ninguém;
5. Avise à secretária, ou alguém próximo da sala, para que evitem passar ligações durante a reunião;
6. Distribua a pauta impressa a todos os convidados e siga a sequência, marcando os assuntos já resolvidos;
7. Se alguém se estender demais em um determinado assunto, para interromper sem ser grosseiro, você pode perguntar a opinião de um outro participante que costuma ser mais objetivo;
8. Para encerrar, pergunte se alguém tem algo a acrescentar, faça um resumo do que foi resolvido distribuindo as responsabilidades e os prazos e agradeça a presença de todos.
2 – VOCÊ É CONVIDADO:
• Caso não tenha sido determinado o horário para o final da reunião, pergunte ao organizador quanto tempo ele imagina que será necessário;
• Caso você não tenha recebido a pauta da reunião, pergunte antes, informalmente, ao organizador do que se trata;
• Leve uma pauta própria do que você imagina que precisa ser resolvido sobre o assunto;
• Deixe que o organizador conduza a reunião, mas caso ele esteja muito perdido, sugira sutilmente os assuntos;
• Faça perguntas, não tenha medo de dizer que não entendeu alguma coisa.
Utilizando estas estratégias você terá o poder de influenciar o grupo e grandes chances de mudar uma tradição de reuniões chatas na sua empresa, se este for o caso. Ser mais feliz no trabalho é algo que está ao seu alcance, mesmo quando tudo parece dizer o contrário.
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